Om in de loop der tijd gegevens zinvol te kunnen vergelijken moet overigens wel aan een aantal voorwaarden worden voldaan. Om maand- en seizoensinvloeden zoveel mogelijk uit te sluiten verdient het aanbeveling elk jaar dezelfde meetdatum te hanteren. Het tijdsinterval tussen verschillende meetdata is dan ook steeds gelijk. Het is ook aan te raden zoveel mogelijk voor alle gegevens dezelfde datum te gebruiken. Gegevens uit verschillende bron worden vaak gecombineerd (bv. aantal bibliotheekleden in % van de bevolking), waarvoor eenzelfde meetdatum eigenlijk een voorwaarde is. Natuurlijk is het ook belangrijk om steeds exact dezelfde definitie te gebruiken. Wanneer dat niet mogelijk of niet gewenst is, moet de wijziging in de definitie in alle publicaties duidelijk worden aangegeven, zodat geen verkeerde conclusies worden getrokken.
  

In de aanloopfase is het in de eerste plaats belangrijk te bekijken hoe het systeem wordt opgezet. Welke organisaties of afdelingen willen meedoen en/of meebetalen met het systeem? Bijna altijd zijn er immers meerdere organisaties/afdelingen die belang hebben bij bruikbare en actuele gegevens over de buurten. Zij kunnen dan allemaal profiteren van hetzelfde systeem, wat natuurlijk efficiënter is dan wanneer iedereen zelf de gegevens zou verzamelen. Door reeds in een vroeg stadium al deze instanties bij het systeem te betrekken kan het systeem optimaal worden afgestemd op de informatiebehoefte van de betrokkenen. Mogelijk kunnen ook de financiële en/of personele lasten enigszins worden gespreid.
Met de betrokkenen dient vervolgens een soort blauwdruk of plan van aanpak te worden opgezet voor de opzet en organisatie van de buurtmonitor. Een groot aantal praktische zaken moet nader worden ingevuld: welke indicatoren gaan we gebruiken van welke organisaties, wat wordt de eerste meetdatum en hoe vaak worden de gegevens geactualiseerd, op welk schaalniveau worden de gegevens verzameld, hoe worden de gegevens gepresenteerd, welke afdeling/organisatie voert de coördinatie, wie gaat de gegevens bewerken en beheren, enz.
Het is juist deze fase die over het algemeen veel tijd kost, meer tijd vaak ook dan werd voorzien. Maar tegelijk is dit een erg belangrijke fase, zeker wanneer het de bedoeling is dat het systeem meerdere jaren op ongeveer dezelfde voet gehandhaafd blijft. Gelukkig is al op veel plaatsen ervaring opgedaan met dergelijke systemen, zodat het niet nodig is opnieuw het wiel uit te vinden. Organisaties en/of gemeenten die zelf een nieuwe buurtmonitor willen gaan opzetten doen er dan ook goed aan zich uitgebreid te laten informeren. Ze kunnen literatuur en rapporten bestuderen, contact opnemen met andere gemeenten die al eerder een dergelijk systeem hebben opgezet of zich laten adviseren door een extern bureau dat op dit terrein ervaring heeft. In sommige gevallen kan het gewenst zijn om - zeker in het eerste jaar - ook een deel van de feitelijke werkzaamheden uit te besteden. Oostveen Beleidsonderzoek en Advies kan u hierover vrijblijvend adviseren, ook wanneer u het systeem geheel in eigen beheer wilt ontwikkelen.

In de aanloopfase moet dus een aantal cruciale beslissingen worden genomen over het systeem, en worden veel feitelijke werkzaamheden voor de eerste keer uitgevoerd. Tijdens de volgende jaren is dat in mindere mate noodzakelijk. De opzet van het systeem ligt dan vast, hoewel kleine bijsturingen natuurlijk altijd mogelijk zijn. Wanneer bepaalde aspecten van het systeem niet voldoen, is het immers aan te bevelen daar zo snel mogelijk verbetering in te brengen - mits de continuïteit zoveel mogelijk blijft gehandhaafd.
De feitelijke werkzaamheden zullen na het eerste jaar gemakkelijker zijn en minder tijd in beslag nemen dan het eerste jaar. Dat geldt bijvoorbeeld ten aanzien van het genereren van de benodigde gegevens uit verschillende registraties, maar ook ten aanzien van de koppeling en controle van al die bestanden en de uiteindelijke presentatie in een rapport, bestand of computerprogramma. Voorwaarde is uiteraard dat de gebruikte computerprogramma's worden bewaard en dat er een zeer goede documentatie wordt bijgehouden van alle werkzaamheden die moeten worden uitgevoerd en alle beslissingen die zijn genomen (bv. over definities en selectie-criteria).
Ook na het eerste jaar is een goede organisatie van groot belang. Het is sterk aan te bevelen dat één persoon binnen een bepaalde afdeling een coördinerende rol op zich neemt. Er moet voldoende duidelijkheid bestaan over de meetdata en alle betrokkenen moeten er tijdig aan worden herinnerd dat zij hun jaarlijkse werkzaamheden moeten uitvoeren. De coördinator moet er op toe zien dat alle gegevens tijdig worden aangeleverd en hij moet deze steeds controleren. Hij zorgt er ook voor dat de gegevens tijdig verder worden verwerkt en het hele tijdpad wordt gehaald.